E-pakalpojums – publiskais pakalpojums, kura pieprasīšanas vai sniegšanas veids nodrošina tā pieejamību attālinātā veidā, izmantojot informācijas un komunikācijas tehnoloģijas, kā arī nodrošinot informāciju par publisko pakalpojumu pieejamību.
Kam jāpievērš uzmanība, veidojot e-pakalpojumus?
- Elektronizējamo pakalpojumu identificēšana un pakalpojumu lietojamības analīze. Iestādēm ir jāsāk ar savu pakalpojumu identificēšanu un jānosaka, kurus no esošajiem pakalpojumiem var elektronizēt. Veicot izpēti, ir jāizvērtē potenciālā elektroniskā pakalpojuma lietojamība; cik lielā mērā elektroniskais pakalpojums atvieglos esošo pakalpojumu sniegšanu; vai pakalpojums būs pieteikami pieejams pakalpojuma saņēmējiem; kāda ir pakalpojuma sniegšanas efektivitāte; cik maksās viena pakalpojuma sniegšana elektroniskā vidē un cik ātrā laikā "atmaksāsies" pakalpojuma elektronizēšanas investīcijas. Pirms lēmuma pieņemšanas par kāda pakalpojuma elektronizāciju iestādei jāapzina pakalpojuma potenciālo lietotāju skaits, izmantojamība un jāveic analīze, vai elektronizējot pakalpojumu tiks ievērojami uzlabots iestādes pakalpojumu sniegšanas ātrums un kvalitāte un vai potenciālajiem pakalpojuma saņēmējiem pakalpojuma elektronizācija ļaus ātrāk un ērtāk saņemt vēlamo rezultātu.
- Biznesa procesu pielāgošana. Visbiežāk elektroniskā pakalpojuma ieviešana liek mainīt pastāvošo pakalpojumu sniegšanas kārtību, jo ir jāmaina iekšējie kārtības noteikumi, jāmaina pakalpojuma sniegšanas procesi, jāatrisina jautājumi par pakalpojuma saņēmēja identificēšanu (autentificēšanu), maksājumu pieņemšanu elektroniskajā vidē, jāvienojas par elektronisko dokumentu izmantošanu iestāžu iekšējā apritē u.c. jautājumiem. Lai iegūtu vairāk informācijas, nepieciešams ir apskatīt pieredzi, kā šādas problēmas ir risinājuši citas iestādes. Tāpat laba prakse ir izvērtēt koplietošanas moduļus, ko piedāvā citas institūcijas elektronisko pakalpojumu izveidei un sniegšanas nodrošināšanai.
- Normatīvās bāzes pielāgošana. Viens no svarīgākajām lietām pakalpojumu sniegšanā ir normatīvā bāze, tāpēc pirms pakalpojuma elektronizēšanas ir jāpārliecinās, ka ir pietiekama normatīvā bāze e-pakalpojumu ieviešanai. Ja normatīvā bāze ir nepietiekama, tad jādefinē prasības normatīvās bāzes pilnveidošanai, starpiestāžu sadarbības nosacījumi kopīgai pakalpojumu sniegšanai un jānosaka informācijas saņēmēja minimālais autentificēšanas līmenis.
- Tehnoloģiju izvēle. Pēc biznesa procesu izveides ir jānosaka prasības tehniskiem resursiem, kur tiks izmitināts elektroniskais pakalpojums un pakalpojuma ietvaros sniegtais informācijas sistēmu atbalsts, piemēram, elektroniski parakstīto dokumentu apstrādei un uzglabāšanai, pakalpojumu izpildei. Jāpārskata, vai e-pakalpojuma sniegšanā var izmantot jau esošos tehnoloģiskos resursus vai arī nepieciešams iegādāties jaunus vai arī uzlabot esošos. Viens no galvenajiem finanšu resursu ietaupīšanas veidiem ir nodot elektroniskā pakalpojuma izmitināšanu un uzturēšanu citur, piemēram, kur atrodas daudzas koplietošanas komponentes kā centralizēta autentifikācija, auditācija maksājumu veikšana un biznesa procesa nodrošināšana. Šādu centralizēto risinājumu nodrošina Valsts reģionālās attīstības aģentūra – skatīt sadaļu „Aģentūras piedāvātās e-pakalpojumu koplietošanas platformas.
- Pakalpojuma izstrāde. Izstrādes posmā noteikti ir jāorientējas uz pakalpojuma saņēmēju un pakalpojuma saņēmēja vajadzībām un ērtību. Pakalpojuma pieprasīšanas procesam ir jāveic lietojamības testi, lai izveidotās formas lietotājam būtu saprotamas, uztveramas un iespējams intuitīvi izpildīt visu nepieciešamos soļus.
- Pakalpojumu saņēmēju izglītošana. Iestādei jānodrošina pietiekami plaša informācija potenciālajiem e-pakalpojumu saņēmējiem par e-pakalpojuma izmantošanas iespējām un priekšrocībām.
Palīgmateriāls iestādēm: "Jautājumi, kuriem iestādei jāpievērš uzmanība, veidojot e-pakalpojumus".
Ieguvumi no e-pakalpojumu izveidošanas:
Veiksmīgāka komunikācija ar sabiedrību:
- Piekļuve e-pakalpojumiem jebkurā laikā. Pakalpojumu saņēmējiem ir nepieciešams dators ar pieslēgumu internetam un atbilstošs autentifikācijas līdzeklis.
- Nodrošina iedzīvotājiem pilnīgāku informētību par valsts pārvaldes darbu;
- Nodrošina lielāku atklātību un pieejamību valsts pārvaldes pakalpojumiem, kas pakalpojumu saņēmējiem rada lielāku izpratni par valsts pārvaldes darbu, iespējām un attīstību;
- Iestāžu demokratizēšana – pieejamāka iedzīvotājiem, palielina atklātību, rada uzticību, veido pakalpojumu sniegšanas uzraudzību un procesa caurspīdīgumu;
- Pakalpojumu sniegšanas veids tiek pielāgots klientu interesēm un vēlmēm, personalizēta pakalpojumu sniegšana, tiek piedāvāts interaktīvāks dialogs;
- Kvalitāte, uzticamība un līdzdalība, pieejamība un efektivitāte kā galvenās vērtības.
Administratīvo izmaksu samazinājums:
- Samazinās administratīvie izdevumi – ieekonomēts laiks un izmaksas – tiek automatizētas darbības, samazināts klātienes apmeklējumu skaits, samazinās pakalpojuma un dokumenta apgrozījuma izdevumi;
- Administratīvā aparāta un sloga samazināšana - funkciju un organizācijas restrukturizācija uzlabojot darba metodes, iekšējos procesus un funkcijas.
Iestādes funkciju optimizēšana:
- Ļauj automatizēt un paātrināt daudzus iekšējos procesus, tādējādi atvieglojot darbinieku darbu un uzlabojot to efektivitāti un darba kvalitāti;
- Ātrāka un kvalitatīvāka informācijas apmaiņa starp iestādēm, kā arī starp iestādēm un iedzīvotājiem; efektīvāka pakalpojuma sniegšana un saņemšana;
- Iespēja pilnveidot procesus, palielinot to efektivitāti (procesos iesaistītās struktūras īsākā laikā spēj paveikt vairāk, patērējot mazāk resursu un paaugstinot darba kvalitāti);
- Iespējams plānot darbinieku noslogotību novirzot darbam backOfficā un nepieciešamības gadījumos tikai piesaistīt klātienes pakalpojumu sniegšanas procesā.
E-pakalpojumu koplietošanas platformas iespējas
- E-pakalpojumu izveide Valsts informācijas sistēmu savietotājā (Savietotājs) un publicēšana Latvijas valsts portālā www.latvija.lv
Detalizētāka informācija pieejama šeit, kā arī rakstot uz e-pastu: pakalpojumi@vraa.gov.lv
- Vienotais valsts un pašvaldību publisko pakalpojumu katalogs.
Publisko pakalpojumu katalogs nodrošina valsts iestāžu un pašvaldību publisko pakalpojumu un visas informācijas, kas saistīta ar pakalpojuma saņemšanas iespējām un nosacījumiem, uzskaitījumu un aktualizācijas iespējas.
Detalizētāka informācija šeit.
Centralizēta e-apkalpošanas kanāla izmantošanas ieguvumi
- Vienota tehnoloģiskā bāze - vienkāršo pakalpojumu izveidi un piekļuvi tiem, samazina iestāžu un valsts pārvaldes izmaksas;
- Organizatoriskā pārvaldība -starpiestāžu koordinācija e-pakalpojumu izveidē, garantē kvalitāti un pakalpojumu pieejamību un tiek nodrošināta attīstība un pārraudzība;
Vienota normatīvā bāze - skaidri darbības principi un noteikumi.
Lai precizētu tiesību saņemšanu piekļuvei VISS, sazinieties ar VRAA speciālistiem, sūtot e-pastu uz adresi pakalpojumi@vraa.gov.lv.
Prezentācijas no 2009.g. 11.decembra semināra "E-pakalpojumi un e-iepirkumi - atbalsts pašvaldību darbā" (visas prezentācijas un informācija par semināru pieejama šeit).
• IKT izmantošanas efektivitāte publiskajā pārvaldē (Vita Narnicka, VRAA direktora vietniece pētniecības un IT jautājumos);
• Piedāvātie un plānotie e-pakalpojumi, to izmantošanas iespējas (Sanda Ziediņa, VRAA elektronisko pakalpojumu departamenta direktore);
• Pašvaldību pieredze e-pakalpojumu izmantošanā (Guntars Gogulis, Jēkabpils pilsētas pašvaldības Administratīvā departamenta direktors).
